Al día con la Contabilidad Electrónica

Al día con la Contabilidad Electrónica

¿Por qué una empresa querría cambiar de software?

Si bien las empresas pueden nacer con una simple operación no es necesario que tengan un software muy sofisticado para administrarse en un inicio. Hay muchas herramientas como las hojas de cálculo que le permiten a la empresa tener un control muy básico de sus productos, de sus clientes y de sus cuentas por cobrar y por pagar.

Su contabilidad normalmente la llevan “por fuera” o con un despacho que les lleva su contabilidad. Y esto es así hasta que la empresa se enfrenta a lo que todas las empresas desean: CRECER. Este crecimiento normalmente viene generado por un buen esfuerzo comercial o por el lanzamiento de un producto que tiene un buen nicho de mercado donde se posiciona de manera que la empresa crece y crece en sus pedidos y en su volumen de operación. Poco a poco la empresa se ve sumergida en un descontrol, pero sobre todo en un desconocimiento de lo que está pasando realmente en la operación.

Cuando una empresa se plantea la posibilidad de adquirir un software o en muchos casos de cambiar de software, esta posibilidad debe considerar 2 grandes panoramas.

1.-¿El software va a poder soportar el crecimiento de la operación y el nivel de información que se requiere? 2.-¿La empresa puede pagar el software que pueda soportar dicho crecimiento para los siguientes n años?

Hay una gran brecha entre los grandes softwares globales que lo tienen todo y que pueden solucionar los requerimientos actuales y futuros de la empresa y los sistemas pequeños-medianos que pueden darle “batalla” a la empresa durante su crecimiento. Entonces… ¿cómo debe escoger una empresa el software adecuado? ¿es necesario hacer una inversión que le de soporte a la información de la empresa, pero ponga en riesgo el flujo de efectivo de la empresa?

¡No!, definitivamente no. Una empresa debe seleccionar el software que va a usar considerando varios puntos básicos

  • ¿Puede solucionar los problemas actuales?
  • ¿Puede soportar el crecimiento del 100% de la empresa? ¿más del 100?
  • ¿Cumple con los lineamientos que tiene la dirección para el crecimiento de la empresa? ¿Se puede alinear a ellos?
  • ¿Se puede hacer una implementación por etapas?

Con objetivos claros y bien definidos, el sistema debe implementarse primero lo que tiene el sistema de base para hacer una implementación en corto tiempo y que esto implique una menor inversión. En una segunda etapa y una vez que el sistema ya controla la operación de la empresa se debe de explotar la información que se tiene y comenzar a definir controles.

Si el sistema lo permite, se debe tener reportes que puedan integrar la información de todas las áreas y que se amarren entre sí, para que toda la información sea confiable y pareja.

La última etapa de la implementación debe ser la de implementar mejoras que puedan reducir costos, tiempos de operación, incrementar utilidades y volúmenes de operación. Para lo cual es importante contar con una serie de reportes gerenciales y directivos (no más de 4 reportes por área de operación) que nos brinden una radiografía de la empresa.

Si la empresa se encuentra en esta situación lo más importante no es buscar un software, sino un consultor de negocios que nos ayude a implementar el software que más le convenga a nuestra empresa. La mayor parte de las empresas que cambian de software adquieren un nuevo sistema pensando que éste va a solucionar lo que el otro sistema no les pudo resolver, el 80% de estas fracasan en ese nuevo intento porque el problema no es el sistema si no el proceso o los que ejecutan el proceso, en otras palabras, la implementación debe ser una responsabilidad compartida entre el cliente 60% y el consultor 40%.

En resumen, se debe escoger un software que nos permita sostener el crecimiento de la empresa actual y futuro. Pero sobre todo se debe escoger un consultor o una empresa de consultoría que nos lleve de la mano para explotar de la mejor manera posible el sistema que se va a adquirir. El monto de la inversión debe ser algo que pueda pagar la empresa con el flujo que tiene la misma, no debe ser una inversión que supere los recursos financieros disponibles.

Lic. Jaime García
Director comercial
GRJ y Asociados franquicia KEPLER
jaime.garcia@kepler.com.mx

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