FACTORES A CONSIDERAR PARA EVALUAR UN SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Factores aconsiderarpara evaluar un sistema de gestión empresarial

Es normal que cuando piensas adquirir un sistema para tu empresa te hagas algunas preguntas, también es normal que desconozcas el alcance de la herramienta que buscas para tu empresa. Hay variedades que, en ocasiones tantas opciones complican la toma decisión. Es por ello que te mencionamos los puntos más importantes que debes considerar al momento de evaluar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales).

De forma inicial debemos identificar las necesidades de nuestra empresa, eso nos dará la dimensión del sistema que realmente necesitamos, considera la operación diaria y aún más importante, también debes visualizar el crecimiento en años próximos, ya que, si no se considera esto, es muy probable que a corto plazo el sistema elegido se quede corto, dando como consecuencia que la inversión realizada se pierda fácilmente.

Al evaluar un sistema ERP debes considerar:

  • LICENCIAMIENTO: Existen varios tipos de licenciamientos, los cuales pueden ser concurrente, nombrado, mensual, anual, por usuario, o por compañía, siendo este último el más noble, ya que tu inversión no se va en licenciamiento por usuarios.

  • FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA: Debe ser integrado y de forma natural reconocer todos los movimientos de la operación diaria. Lo ideal es que el sistema seleccionado, tenga los siguientes controles de forma natural:

    • Multi-moneda
    • Multi-almacén
    • Controles de inventarios como máximos, mínimos, control de lotes, series, etc.
    • Contabilidad Electrónica
    • Facturación Electrónica
    • CRM (Control y seguimiento de prospectos)
    • Punto de Ventas (POS)
    • Addendas
    • Entre otros.
      *Solo se mencionan algunos, los puntos anteriores aplican según la operación de cada giro de negocio.

       

  • CARACTERISTICAS DEL SISTEMA: El sistema debe adaptarse lo más posible a nuestras necesidades, por lo tanto, debes considerar un sistema FLEXIBLE, para ajustarse a las reglas actuales de negocio, así como permitir una reacción rápida a los cambios del entorno. Por mencionar algunos, puede ir desde un nuevo reporte, pantallas específicas, e incluso nuevos procesos del negocio. Debe ser SENCILLO, esto te ayudará a disminuir la curva de aprendizaje en el uso diario, y que las pantallas cuenten con los elementos necesarios para el registro de las operaciones de la empresa. Debe ser COMPLETO, que esté al día con las nuevas reformas fiscales. Debe ser INTEGRADO, para que cada uno de los movimientos se vea reflejado automáticamente en otros departamentos y en los reportes para la toma de decisiones, de esta manera la información la tendrás en tiempo real.

  • METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACION, lo más conveniente es hacer un análisis de los procesos antes de la implementación para basarse en ellos y que la implementación quede lo más apegado a los procesos reales. En una implementación se analizan qué movimientos afectan los inventarios, las cuentas por cobrar o pagar y cuáles de ellos generan una afectación contable. Verifica con la Casa Consultora la metodología de implementación a seguir.

  • MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Y SERVICIOS POST-IMPLEMENTACIÓN: Debe ser lo más sencillo y debe realizarlo directamente el área de sistemas y /o el administrador del sistema, con previa capacitación. Así mismo contar con el apoyo de la casa consultora para brindar el soporte y consultoría necesaria post- implementación.

  • VALOR DE PROPIEDAD: La mayoría de los sistemas requiere de un costo o renovación anual. Es importante evaluar el porcentaje de estas cuotas, que normalmente están basadas en el tipo de licenciamiento adquirido.

Estos son algunos aspectos que debes tomar en cuenta en tu proceso de evaluación de un ERP. Si consideras que la misión y visión es crecer a cierto plazo, en todo momento necesitarás información real para sacar un mejor provecho de tus procesos de negocio apoyado con una estructura exacta, confiable y oportuna.


LIC. Erika Reyna
Departamento Comercial
MARFAV Consultores.

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