ERP KEPLER | HENSA

Grupo Hensa nos comparte su experiencia con el ERP KEPLER.

hensa

PERFIL DE LA EMPRESA

Giro: Comercializadora

Breve Descripción: Comercializadora de diversos productos como abarrotes, maquinaria para campos de golf, motos, equipo de jardinería, etc.

Años en el mercado Mexicano: 45 años.

Número de usuarios: 30 usuarios KEPLER.

Sucursales remotas: 8 sucursales.

Módulos KEPLER:

  • Contabilidad
  • Cuentas x Pagar
  • Cuentas x Cobrar
  • Inventarios
  • Estadísticas, pagos y bancos
  • Facturación Electrónica

Logros del proyecto:

  • Control de zonas de trabajo
  • Agilizar de facturación para los clientes
  • Integración de la información de sucursales remotas
  • Mayor productividad en los empleados
  • Mejorar el seguimiento al cliente
  • Control en tiempos de recepción y entrega

Grupo HENSA es una empresa de más de 45 años dedicada a la comercializacián, importación y distribución exclusiva de productos varios; se divide en segmentos para ofrecer a sus clientes la mejor solución en distribución de su producto de manera confiable y efectiva.

En su primer segmento abarca todo lo relacionado al abarrote, artículos de papelería, perfumería y mercería. En su segundo segmento contempla maquinaría para campos de golf, campos deportivos y jardinería. En su tercer segmento abarca motos, cuatrimoto, vehículos utilitarios y de recreo, lanchas, remolques y motos acuáticas. En su cuarto segmento contempla bicicletas, ropa deportiva y accesorios.

El C.P. Carlos Pastrana comenta, "Somos abarroteros de toda la vida y dado que es una empresa familiar, cada cambio generacional trae consigo nuevos retos e ideas como otro tipo de giros y productos, entonces empezamos a trabajar con golf, motos, cuatrimotos, motos de agua, lanchas etc. y luego empezamos a crecer con otras líneas".

La integración del ERP KEPLER como una solución flexible, adaptable y sencilla.

Siendo una empresa familiar, la llegada de nuevas generaciones es un factor clave para el crecimiento de la organización; este factor fue el que detonó la búsqueda de un sistema que cubriera las necesidades de la empresa tanto a corto como a largo plazo. La decisión de adquirir un sistema que le ayudara a mejorar sus procesos e integrara la información se llevó a cabo en el año 2004. Desde entonces KEPLER forma parte del Grupo HENSA.

La organización cuenta con la infraestructura adecuada para darle movimiento, exhibición y servicio a los productos que distribuyen, ofreciendo sucursales y bodegas estratégicamente establecidas dentro de la República Mexicana. Dichas sucursales se encuentra en Valle de Bravo, Ocoyoacac, Morelia, Querétaro y su Matriz en Toluca.

La Experiencia KEPLER

El C.P. Carlos Pastrana Nieto, Gerente Administrativo comparte la experiencia que ha tenido con el ERP KEPLER en el transcurso del tiempo y la aportación del mismo al crecimiento de la empresa.

Desde KEPLER "El director, la gerencia o la persona que esté al pendiente del negocio puede revisar la información al día, a la semana, al mes, al parámetro que él necesite de todas las líneas que nosotros manejamos" afirma el contador.

Al operar con el ERP KEPLER se pueden resolver problemas comunes de una distribuidora como la necesidad de brindar un buen servicio en tiempo y forma; con el sistema pueden generar información básica como las órdenes de servicio, a través de un flujo dinámico de datos teniendo la ventaja de controlar cada una de las órdenes, identificando el tipo de servicio, detalles del cliente y las funciones que se realizaron para cada uno de los servicios obteniendo así de manera segura el inventario que reciben y entregan día a día.

"El sistema nos ha podido dar toda la información que requerimos en el tiempo en el que el reporte tarda en aparecer". A su vez asegura el contador.

Dentro de los beneficios que KEPLER les ha brindado se destaca la póliza de costos, debido a su anterior complejidad en captura por la gran cantidad de líneas que manejan. La funcionalidad de la póliza se adaptó a la empresa cubriendo la necesidad del área contable para reducir el tiempo y la complejidad de captura, obteniendo así una gran satisfacción.

El Ing. Hugo Zúñiga comenta "Los cambios vienen constantemente, por ejemplo lo de la Factura Electrónica y sus recientes modificaciones, y El ERP KEPLER, cumpliendo expectativas y satisfaciendo necesidades.

En el área de sistemas, es importante contar con personas expertas en la herramienta; en Grupo HENSA el Ing. Hugo Zúñiga Maldonado es quien desarrolla y adapta el ERP a las necesidades de la empresa.

"A mí lo que me gusta mucho de KEPLER es su me pueden pedir algún cambio o una nueva opción y es cuestión tener la idea clara de lo que se requiere para poder desarrollarla, prácticamente se puede hacer cualquier cosa" afirma el Ingeniero.

La flexibilidad del ERP permite entenderlo y manipularlo de una manera sencilla, realizando así un "traje a la medida" que satisfaga en su totalidad a la organización, cubriendo así necesidades actuales y futuras. Cabe mencionar que estos cambios son llevados a cabo por el Ing. Hugo Zúñiga quien forma parte del área de TI en la organización.

El área en la que KEPLER ha tenido mayor impacto en la empresa, dado la importancia que tiene para Grupo HENSA brindar una buena atención y seguimiento al cliente, ha sido el área de servicio a clientes, implicando esto un gran reto para el Ing. Hugo Zúñiga. Dicho módulo se logró adaptar a las necesidades del cliente, y ha seguido en continuo crecimiento conforme la empresa lo necesita.

Al respecto nos comenta: "El módulo de servicios, fue un módulo que se inició desde la versión anterior, fue cuestión de saber qué queríamos controlar y qué necesitábamos saber, así se inició el desarrollo de este nuevo módulo, de hecho fue el que más tiempo me llevó, ya que al principio no sabíamos bien como llevar el proceso, pero ya una vez definido lo empezamos a desarrollar sin problemas."

Principales LOGROS y BENEFICIOS

Mediante el ERP KEPLER se ha logrado la Mediante el ERP KEPLER se ha logrado la integración de los departamentos en sus diversos giros, lo cual ha permitido tener grandes logros y beneficios en distintas áreas del negocio reflejando los siguientes resultados:

Aumento en Ventas
Las ventas se han incrementado un 93% los últimos 4 años.

Participación del Mercado
En la división de abarrote y café se tiene una participación del 20%, así mismo cuentan con el 100% de la participación con John Deer.

Atención a Clientes.
Lo más importante para Grupo HENSA es darle seguimiento al cliente y el sistema les ha permitido tener el control en dicha área de la organización, mejorando los tiempos de respuesta y la forma oportuna de atención.

Productividad del Personal
El personal se ha identificado con el programa por la facilidad de uso. "Hoy en día podemos hacer una solicitud de compra al instante, cuando antes este proceso tardaba mucho tiempo. Se ha aumentado notablemente la productividad del personal." comenta el contador.

"Nos ha eficientado mucho el flujo de la información, y el trabajo diario; nos ha ayudado a tener la información prácticamente al día y dada la complejidad que tiene nuestro negocio por los giros tan diversos que manejamos, así como por la dispersión geográfica de Grupo HENSA, el ERP KEPLER ha sido una herramienta fundamental para el control de toda la empresa" comenta el contador.

La satisfacción y recomendación de Grupo HENSA.

Grupo HENSA no duda en recomendar 100% al ERP KEPLER ya que desde el punto de vista administrativo es una herramienta muy "gil, facilita el flujo de información y ayuda a ofrecer una atención de calidad al cliente, así mismo permite brindar seguimiento oportuno a los diferentes sectores que manejan en cada una de sus divisiones.

"Somos leales al sistema y creemos que podemos sacarle más jugo, ojalá y tengamos más tiempo para poder crear y tener la imaginación para poder sacar las cosas. Nuestra limitante es la imaginación, por qué con la ayuda del Ing. Hugo se han desarrollado muchas cosas y el sistema nos lo ha permitido" concluye el contador.

Si desea más información de este caso de éxito, por favor contáctenos a: servicioaclientes@kepler.com.mx