Caso técnico KEPLER

Control de viáticos

Datos del cliente

Giro del cliente:
Fabricación de letreros y anuncios luminosos.

Descripción:
Empresa con más de 45 años de experiencia en el mercado. Enfocada en la instalación y fabricación de anuncios luminosos, así como al mantenimiento de los mismos.

Años con KEPLER:
Cliente KEPLER desde 2018.

Usuarios:
Más de 50 usuarios.

Empleados:
250 empleados

Base de datos:
Base de datos nativa KDB

Versión KEPLER utilizada:
K80 PLUS

Proyecto KEPLER

Módulos implementados

control-de-viaticos-modulos

Descripción y función del desarrollo:

Control y manejo de viáticos

Este desarrollo permite controlar el proceso de la solicitud, reembolso y registro contable de los gastos de viáticos de los empleados de la empresa, así como el gasto de combustible.

Proceso de viáticos:

  1. Solicitud de viáticos
  2. Autorización de solicitud
  3. Transferencia de viáticos
  4. Comprobación de viáticos
  5. Autorización de comprobación de viáticos
  6. Registro de comprobación
  7. Reembolso de viáticos

El proceso inicia con una solicitud de viáticos, la cual debe de ser autorizada para posteriormente realizar la transferencia al empleado. Desde la solicitud se lleva el control del límite de gastos de viáticos que tiene el empleado, así como la asignación de los gastos a un centro de costos y proyectos.

En el proceso de comprobación se hace la dispersión de los gastos y se lleva el control de los diferentes conceptos. Así mismo la pantalla permite anexar los archivos XML de las facturas.

Una vez autorizado este proceso se realiza el registro contable del gasto, y se separan aquellos gastos deducibles de los no deducibles.  A partir de aquí se genera un saldo a favor o en contra del empleado.

A través de la opción de Control de saldos, se lleva el control de los saldos de los empleados. Si hay un saldo a favor del empleado, puede aplicarse a una nueva solicitud de viáticos, o registrarlo como un préstamo vía nómina, o el empleado realiza el depósito correspondiente

Beneficios del desarrollo:

  • Tener puntos de control en su proceso de solicitud, registro y reembolso de viáticos.
  • Tener integrado su proceso de viáticos con el módulo contable.
  • Reducción de tiempos para el registro de los viáticos.
  • Rapidez en la solicitud de gastos.
  • Control eficiente de los reembolsos.